Αν έχεις επιχείρηση στην Ελλάδα, είτε παρέχεις υπηρεσίες είτε πουλάς προϊόντα, το Google Business είναι κάτι που δεν μπορείς να αγνοήσεις. Όχι γιατί το λένε οι “ειδικοί”, αλλά γιατί κάθε φορά που κάποιος σε ψάχνει online, είναι η πρώτη εικόνα που θα δει. Και αν δεν τη διαχειριστείς σωστά, θα χάσεις πελάτες πριν καν μιλήσεις μαζί τους.
Το Google Business προφίλ σου είναι η βιτρίνα της επιχείρησής σου στους Χάρτες Google και στα αποτελέσματα αναζήτησης. Όταν κάποιος ψάχνει “κομμωτήριο στη Θεσσαλονίκη”, “λογιστής στην Αθήνα” ή ακόμα και το όνομα της επιχείρησής σου, το Google εμφανίζει πρώτα αυτό το προφίλ. Εκεί φαίνεται η διεύθυνση σου, οι ώρες λειτουργίας, οι κριτικές, φωτογραφίες, υπηρεσίες και πολλά άλλα. Αν δεν το έχεις φτιάξει σωστά ή δεν το διαχειρίζεσαι, χάνεις μια τεράστια ευκαιρία να πείσεις τον χρήστη πριν καν πατήσει στο site σου. Αν καν φτάσει ως εκεί.
Σκέψου το εξής: Πόσες φορές μπήκες σε έναν Χάρτη Google, ξεκίνησες να πας κάπου και τελικά διάλεξες άλλη επιχείρηση επειδή:
- Το ένα προφίλ είχε ωραίες φωτογραφίες, καθαρές ώρες λειτουργίας και πρόσφατες κριτικές
- Το άλλο είχε ξεθωριασμένες φωτογραφίες από το 2018 και κανένα σχόλιο εδώ και χρόνια
Αυτό το πρώτο κλικ είναι κρίσιμο. Και δεν το κερδίζει απαραίτητα ο πιο “μεγάλος”, ο πιο οικονομικός ή ο πιο έμπειρος. Το κερδίζει αυτός που φαίνεται έτοιμος. Και το Google Business Profile είναι η “ψηφιακή βιτρίνα” σου: εκεί περνάει η online πελατεία σου κάθε μέρα.
Εδώ μπαίνει και το δεύτερο σημαντικό: η πρόσβαση. Δεν μπορεί και δεν πρέπει να διαχειρίζεσαι τα πάντα μόνος σου. Αν έχεις υπαλλήλους, συνεργάτες ή εξωτερικούς επαγγελματίες που ασχολούνται με το marketing ή την εξυπηρέτηση πελατών, χρειάζεται να έχουν πρόσβαση. Όχι γενικά και αόριστα, αλλά με συγκεκριμένους ρόλους και δικαιώματα. Για να μη γίνει κάποιο λάθος. Για να μη διαγραφεί κάτι χωρίς λόγο. Για να μην αλλάξει κάποιος τις ώρες και το μάθεις από παράπονο πελάτη.
Το Google Business είναι και εργαλείο και δημόσια εικόνα. Δεν έχεις περιθώριο να το αγνοήσεις.
Ειδικά στην Ελλάδα του 2025, όπου ο ανταγωνισμός δεν είναι πια μόνο θέμα τιμής ή τοποθεσίας, αλλά και θέμα αξιοπιστίας στο online περιβάλλον, το σωστό Google Business προφίλ κάνει τη διαφορά μεταξύ του “μπαίνω στο κατάστημα” και “το προσπέρασα”.
Η καλή είδηση είναι ότι δεν είναι ούτε δύσκολο ούτε απαιτεί τεχνικές γνώσεις. Αλλά χρειάζεται προσοχή και ξεκάθαρη στρατηγική. Και το πρώτο βήμα είναι να καταλάβεις γιατί είναι σημαντικό. Αν φτάνεις σε αυτό το σημείο και σε αφορά το πώς προβάλλεται η επιχείρησή σου online, τότε είσαι στο σωστό άρθρο.
Ο στόχος σου; Να φαίνεται η επιχείρησή σου δυνατή, επαγγελματική και έτοιμη να εξυπηρετήσει. Το Google Business είναι το βασικό σου εργαλείο για να το πετύχεις αυτό.
Στις επόμενες ενότητες θα σου δείξω ακριβώς πώς να δώσεις πρόσβαση, πώς να διαχειριστείς ρόλους και πώς να προστατέψεις το προφίλ σου χωρίς να αγχώνεσαι κάθε φορά που κάποιος συνεργάτης κάνει μια αλλαγή.
Κατανόηση του ρόλου της πρόσβασης στο Google Business
Πριν δώσεις πρόσβαση στο προφίλ της επιχείρησής σου στο Google Business, πρέπει να ξέρεις τι ακριβώς σημαίνει πρόσβαση και ποιον ρόλο είναι σωστό να επιλέξεις για τον καθένα. Δεν είναι όλοι το ίδιο, ούτε έχουν ίδιες δυνατότητες. Και μια λάθος επιλογή μπορεί να σου δημιουργήσει πονοκέφαλο αργότερα.
Τι σημαίνει «πρόσβαση» στο Google Business
Δίνοντας πρόσβαση, ουσιαστικά επιτρέπεις σε κάποιον άλλον να βλέπει ή να επεξεργάζεται το προφίλ σου. Ανάλογα με τον ρόλο του, μπορεί να κάνει διαφορετικές ενέργειες: από το να διαβάζει τις στατιστικές επισκέψεων μέχρι να αλλάζει ώρες λειτουργίας ή και να αφαιρεί άλλους χρήστες.
Πρόσβαση δεν σημαίνει “όλοι κάνουν τα πάντα”. Σημαίνει σωστή κατανομή αρμοδιοτήτων για να μην μπερδεύονται τα πράγματα. Εκεί ακριβώς βοηθάνε οι ρόλοι που δίνει η Google.
Οι βασικοί ρόλοι στο Google Business
Υπάρχουν αυτήν τη στιγμή τρεις βασικοί ρόλοι που μπορείς να δώσεις:
- Ιδιοκτήτης (Primary owner & Owners)
- Διαχειριστής (Manager)
- Επικεφαλής επικοινωνίας (Site manager ή Communications manager, ανάλογα τη γλώσσα της πλατφόρμας)
Ας δούμε πρακτικά τι μπορεί να κάνει καθένας από αυτούς και τι όχι.
1. Ιδιοκτήτης
Ο ιδιοκτήτης είναι το άτομο που έχει τον απόλυτο έλεγχο του προφίλ. Αν εσύ έφτιαξες το Google Business προφίλ της επιχείρησης, τότε είσαι εσύ.
- Μπορεί να προσθέσει ή να καταργήσει άλλους χρήστες (όλων των ρόλων)
- Μπορεί να αλλάξει όλες τις πληροφορίες του προφίλ
- Μπορεί να μεταβιβάσει την ιδιοκτησία σε κάποιον άλλο
- Μπορεί να αποσυνδέσει εντελώς μια επιχείρηση από το προφίλ του
Προσοχή: Μπορεί να υπάρχουν πολλοί ιδιοκτήτες σε ένα προφίλ. Αλλά υπάρχει μόνο ένας “κύριος ιδιοκτήτης”. Αυτός έχει το τελικό λόγο σε όλες τις κρίσιμες αλλαγές.
2. Διαχειριστής
Ο διαχειριστής έχει περίπου τις ίδιες δυνατότητες με τον ιδιοκτήτη εκτός από ένα βασικό πράγμα: δεν μπορεί να προσθέσει ή να αφαιρέσει άλλους ιδιοκτήτες ή να μεταβιβάσει το προφίλ.
- Μπορεί να επεξεργάζεται ώρες, διεύθυνση, φωτογραφίες, και άλλες βασικές πληροφορίες
- Μπορεί να απαντά σε κριτικές και μηνύματα πελατών
- Μπορεί να δημοσιεύει αναρτήσεις και προσφορές
- Μπορεί να βλέπει στατιστικά και αναλύσεις
Αν συνεργάζεσαι με γραφείο marketing ή έχεις υπεύθυνο για το online κομμάτι, αυτός είναι ο ρόλος που του αντιστοιχεί. Δίνει μεγάλη ελευθερία χωρίς να ρισκάρεις απώλεια ελέγχου.
3. Επικεφαλής επικοινωνίας
Αυτός είναι ο πιο περιορισμένος ρόλος. Κατάλληλος για υπαλλήλους που έχουν καθορισμένη αρμοδιότητα, όπως να απαντούν σε κριτικές πελατών ή να κάνουν βασικές ενημερώσεις στο περιεχόμενο.
- Δεν μπορεί να προσθέσει ή να αφαιρέσει άλλους χρήστες
- Δεν έχει πλήρη πρόσβαση στις Ρυθμίσεις λογαριασμού
- Μπορεί να επεξεργαστεί περιορισμένα πεδία πληροφοριών
- Μπορεί να απαντά σε ερωτήσεις και σχόλια χρηστών
Είναι μια ασφαλέστερη επιλογή αν θες να δώσεις πρόσβαση σε κάποιον που δεν ελέγχει τη συνολική στρατηγική, αλλά πρέπει να διαχειρίζεται μια μικρή πτυχή της online παρουσίας σου.
Ποιον ρόλο να δώσεις σε ποιον;
Αν θες να αποφύγεις μπερδέματα ή καταστάσεις όπου «ένας σου άλλαξε τις ώρες και δεν ειδοποίησε κανέναν», τότε πρέπει να ελέγχεις ποιος κάνει τι.
- Κράτα τον ρόλο του ιδιοκτήτη σε πολύ στενό κύκλο. Εσύ και πιθανά 1 ακόμα άτομο που εμπιστεύεσαι απόλυτα.
- Δώσε ρόλο διαχειριστή σε όσους είναι υπεύθυνοι για την online εικόνα σου. Π.χ. Social Media Manager, digital agency ή υπεύθυνο καταστήματος αν ενημερώνει συχνά.
- Για υπαλλήλους που απαντούν σε πελάτες ή απλώς ενημερώνουν φωτογραφίες/προφορές, ο επικεφαλής επικοινωνίας είναι αρκετός.
Μην δίνεις σε όλους πλήρη πρόσβαση επειδή “δε βαριέσαι”. Το Google δεν παίζει. Κακή ρύθμιση και λάθος άνθρωπος στην κακή θέση μπορεί να σου διαλύσει το προφίλ χωρίς να το καταλάβεις. Και εσύ να το μάθεις όταν αρχίσουν τα παράπονα ή χαθεί η εμφάνιση στους Χάρτες.
Μικρό αλλά κρίσιμο tip
Όταν δίνεις πρόσβαση σε κάποιον, ο ρόλος που του αναθέτεις φαίνεται ξεκάθαρα μέσα από το Google Business dashboard. Μπορείς να τον αλλάξεις εύκολα, αλλά μην ξεχάσεις να τσεκάρεις τακτικά ποιοι έχουν ενεργή πρόσβαση. Αν κάποιος έφυγε από την εταιρεία ή δεν συνεργάζεστε πια, η πρόσβαση πρέπει να αφαιρεθεί άμεσα.
Ένα καθαρό, δομημένο σύστημα πρόσβασης σημαίνει λιγότερα λάθη και περισσότερη σιγουριά. Εσύ κρατάς τον έλεγχο. Οι συνεργάτες σου έχουν τους σωστούς ρόλους. Το προφίλ σου δουλεύει σωστά. Τόσο απλά.
Προετοιμασία πριν δώσετε πρόσβαση: Τι πρέπει να γνωρίζετε και να έχετε έτοιμο
Αν έχεις καταλάβει πόσο σημαντικό είναι να δοθεί πρόσβαση στο Google Business μόνο εκεί που πραγματικά χρειάζεται, τότε ήρθε η ώρα να σιγουρευτείς ότι είσαι έτοιμος πριν καν πατήσεις το κουμπί “Προσθήκη χρήστη”.
Δεν είναι απλώς θέμα πρακτικότητας. Είναι θέμα ασφάλειας, ξεκάθαρης ευθύνης και αποφυγής λαθών που δύσκολα μαζεύονται μετά. Οποιοδήποτε λάθος εδώ μπορεί να σου κοστίσει επισκέψεις, κατάταξη, κακή πρώτη εντύπωση στους Χάρτες ή πρόβλημα στην επικοινωνία με τον πελάτη.
Τι χρειάζεσαι από τον κάθε συνεργάτη
Πριν ξεκινήσεις τη διαδικασία πρόσβασης, συγκέντρωσε τα παρακάτω για κάθε άτομο που θες να προσθέσεις:
- Διεύθυνση email Gmail ή Google Workspace: Το email που θα χρησιμοποιήσεις πρέπει να είναι λογαριασμός Google. Χωρίς αυτό, δεν γίνεται να ενεργοποιηθεί πρόσβαση στο προφίλ σου.
- Ρόλος που θα του δοθεί: Μην αποφασίζεις τελευταία στιγμή. Απόφυγε το “βάλε τον τώρα ιδιοκτήτη και βλέπουμε”. Χώρισε τους ρόλους σου εκ των προτέρων, όπως περιγράψαμε στο προηγούμενο τμήμα.
- Πεδίο ευθύνης του: Δηλαδή τι ακριβώς θες να κάνει. Αν είναι υπεύθυνος για το να ανεβάζει αναρτήσεις, δε χρειάζεται πλήρης πρόσβαση. Αυτό καθορίζει τον σωστό ρόλο με βάση τον σκοπό.
Δεν δίνεις πρόσβαση «για να είμαστε εντάξει». Δίνεις για να γίνει συγκεκριμένη δουλειά.
Ασφαλείς πρακτικές πριν πατήσεις «Προσθήκη χρήστη»
Όσο εύκολη φαίνεται η διαδικασία (και είναι), τόσο σημαντικό είναι να ακολουθήσεις κάποιες βασικές πρακτικές πριν μπλέξεις με δικαιώματα που οριακά δίνουν σε κάποιον τον έλεγχο της online εικόνας σου.
- Πες «όχι» σε κοινή χρήση λογαριασμών: Μην επιτρέπεις σε εργαζόμενους ή εξωτερικούς συνεργάτες να συνδέονται με τα δικά σου credentials. Όχι, δεν το κάνουμε “για να τελειώνουμε”. Αυτό είναι ο πιο γρήγορος τρόπος να χάσεις τον έλεγχο ή να έχεις πρόβλημα αν κάτι πάει στραβά.
- Επιβεβαίωσε ότι ο λογαριασμός Google είναι επαληθευμένος: Πριν του δώσεις πρόσβαση, βεβαιώσου ότι το email είναι ενεργό, σωστά ρυθμισμένο και ότι ο κάτοχός του έχει πρόσβαση. Δεν θες να στείλεις πρόσκληση που μένει στον αέρα ή πάει σε λάθος χέρια.
- Ζήτα εφαρμογή επαλήθευσης δύο βημάτων σε όλους τους λογαριασμούς με πρόσβαση: Είναι ζήτημα στοιχειώδους ασφάλειας. Αν κάποιος χάσει τον έλεγχο του λογαριασμού του, αυτό μεταφράζεται σε απειλή για εσένα.
Τα πιο συχνά λάθη που πρέπει να αποφύγεις
Αν δεν θέλεις προβλήματα με την παρουσία της επιχείρησής σου στους Χάρτες, δώσε προσοχή εδώ. Αυτά είναι τα λάθη που βλέπω πιο συχνά όταν οι επιχειρήσεις ξεκινούν να διαχειρίζονται πρόσβαση στο Google Business:
- Δίνεις ρόλο ιδιοκτήτη πολύ εύκολα: Δεν χρειάζονται όλοι πρόσβαση επιπέδου “πάνω από όλους”. Αυτός ο ρόλος είναι για 1, άντε 2 άτομα. Τίποτα περισσότερο.
- Δεν κρατάς αρχείο ποιος έχει τι: Πέρασε μια φορά, έκανες τις ρυθμίσεις και μετά το ξέχασες. Μέχρι που ο γραφίστας απολύθηκε, αλλά έχει ακόμα δικαιώματα προσθήκης περιεχομένου στο Google Business του φυσικού καταστήματος σου.
- Στέλνεις πρόσκληση χωρίς εξήγηση: Αν κάποιος λάβει ένα email πρόσκλησης χωρίς να ξέρει τι είναι και γιατί το έλαβε, υπάρχει πιθανότητα να μην την αποδεχθεί ποτέ. Ή να περάσει στα spam. Σύστησέ του τι θα γίνει και πώς θα μοιάζει η ειδοποίηση από τη Google.
- Δεν αφαιρείς πρόσβαση όταν αλλάξει κάτι: Συνεργασία τελείωσε. Ο ρόλος άλλαξε. Ξέχασες, δεν αφαίρεσες, και ο πρώην συνεργάτης μπαίνει ακόμη όταν θέλει. Μεγάλο λάθος. Η διαχείριση της ασφάλειας παραμένει δική σου ευθύνη. Μην το υποτιμάς επειδή δεν έχει γίνει “κάτι κακό” ακόμα.
Check list πριν προχωρήσεις
- Ξέρεις ποιο ρόλο χρειάζεται κάθε άτομο
- Έχεις το σωστό email του κάθε συνεργάτη (Google account)
- Έχεις συζητήσει μαζί τους τι θα κάνουν στο προφίλ
- Έχουν ενεργοποιήσει επαλήθευση δύο βημάτων (ή τουλάχιστον τους το έχεις ζητήσει)
- Έχεις καταγράψει σε ασφαλές αρχείο ποιος έχει πρόσβαση και με ποιο ρόλο
Μην πας στα τυφλά. Αν οργανώσεις σωστά τη διαχείριση πρόσβασης από την αρχή, γλιτώνεις χρόνο, τσακωμούς και… ζημιές.
Το Google Business είναι σαν την πόρτα του καταστήματός σου. Τη φτιάχνεις να ανοίγει, αλλά ξέρεις και ποιος κρατάει το κλειδί.
Οδηγός βήμα βήμα για να δώσετε πρόσβαση στο Google Business προφίλ σας
Έχεις οργανώσει τους ρόλους σου, ξέρεις ποιος θα κάνει τι και έχεις τα σωστά email. Ώρα να περάσουμε στην πράξη. Αν συνεχίζεις να διαβάζεις, σημαίνει ότι θες να το κάνεις σωστά. Μπράβο σου. Παρακάτω θα βρεις τον πιο απλό, καθαρό και λειτουργικό τρόπο για να δώσεις πρόσβαση στο Google Business προφίλ σου, χωρίς το άγχος του «ελπίζω να μη χάλασα τίποτα».
Βήμα 1: Συνδέσου στον λογαριασμό σου
Πήγαινε στο https://business.google.com και συνδέσου με τον Google λογαριασμό σου. Χρησιμοποίησε το email που έχεις καταχωρήσει ως ιδιοκτήτης του προφίλ της επιχείρησης. Αν διαχειρίζεσαι πολλές επιχειρήσεις με τον ίδιο λογαριασμό, θα δεις λίστα. Επίλεξε εκείνη που θέλεις να ρυθμίσεις.
Βήμα 2: Άνοιξε το μενού διαχείρισης χρηστών
Μόλις μπεις στο dashboard του Google Business:
- Κάνε κλικ στο εικονίδιο με τα τρία κάθετα σημεία (ή τις τρεις γραμμές) επάνω αριστερά
- Επίλεξε ‘Ρυθμίσεις’ ή ‘Business Profile settings’
- Στη συνέχεια, επίλεξε ‘Διαχείριση χρηστών’ ή ‘Managers’
Εδώ είναι το σημείο όπου έχεις τον έλεγχο. Βλέπεις όλους όσους έχουν αυτή τη στιγμή πρόσβαση και με ποιο ρόλο. Κάνε έναν έλεγχο πριν προσθέσεις νέο χρήστη, μη τυχόν και υπάρχει κάποιος που πρέπει πλέον να αφαιρεθεί.
Βήμα 3: Πάτα «Προσθήκη χρήστη»
Επάνω δεξιά θα δεις ένα εικονίδιο με ένα ανθρωπάκι και το σύμβολο “+”. Κάνε κλικ εκεί. Θα σου ανοίξει ένα μικρό παράθυρο διαλόγου.
Εδώ, πληκτρολόγησε τη διεύθυνση email του ατόμου που θέλεις να προσκαλέσεις. Θυμήσου ότι πρέπει να είναι λογαριασμός Gmail ή Google Workspace. Αν όχι, η πρόσκληση δεν θα λειτουργήσει. Αν σου πει κάποιος “στέλ’ το στο Yahoo μου”, απάντησέ του “όχι, δεν γίνεται”.
Βήμα 4: Επίλεξε ρόλο
Κάτω από το πεδίο με το email, θα βρεις ένα αναπτυσσόμενο μενού για να επιλέξεις ρόλο:
- Ιδιοκτήτης: Προφανώς, μόνο αν είναι άτομο εμπιστοσύνης υψηλού επιπέδου και θέλεις να έχει πλήρη διαχειριστικό έλεγχο.
- Διαχειριστής: Για συνεργάτες, agencies ή υπαλλήλους που κάνουν αναρτήσεις, αλλά δεν αποφασίζουν για όλα.
- Επικεφαλής επικοινωνίας: Για βασική διαχείριση περιεχομένου ή απαντήσεις στα reviews.
Μην ξεχάσεις: Ο ρόλος μπορεί να αλλάξει αργότερα, αλλά φρόντισε να δώσεις τον σωστό από την αρχή για να μη χρειαστούν διευκρινίσεις ή διορθώσεις.
Βήμα 5: Πάτησε Αποστολή Πρόσκλησης
Αφού συμπληρώσεις email και επιλέξεις τον ρόλο, πάτα «Προσθήκη» ή «Αποστολή». Η Google στέλνει αυτόματα μία πρόσκληση στο email που δήλωσες. Η πρόσβαση δεν ενεργοποιείται αυτόματα. Ο χρήστης πρέπει να αποδεχτεί την πρόσκληση.
Καλό είναι αυτό να του το πεις πριν. Πες του να κοιτάξει τα εισερχόμενα του, αλλά και τον φάκελο spam. Αν για οποιονδήποτε λόγο δεν δει το email, η πρόσκληση δεν λειτούργησε. Τσακώματα τύπου “το έστειλες;”, “το δέχτηκες;” δεν βοηθούν. Μία γρήγορη επιβεβαίωση και είστε εντάξει.
Βήμα 6: Βεβαιώσου ότι έγινε αποδοχή
Μπορείς ανά πάσα στιγμή να ξαναμπείς στο ίδιο σημείο (Διαχείριση χρηστών) και να δεις αν η πρόσκληση έχει γίνει αποδεκτή. Αν όχι, θα δεις την ένδειξη “Πρόσκληση σε εκκρεμότητα” δίπλα στο email.
Αν ο χρήστης δεν πατήσει “Αποδοχή” μέσα σε λίγες μέρες, η πρόσκληση πιθανόν να λήξει. Σε αυτή την περίπτωση, διέγραψέ την και κάνε αποστολή ξανά.
Ο χρήστης έχει πρόσβαση.
Μόλις αποδεχθεί την πρόσκληση, θα αποκτήσει άμεσα πρόσβαση στο προφίλ της επιχείρησης σου μέσω του δικού του Google Business περιβάλλοντος. Κάθε ενέργεια που κάνει θα συνδέεται με το email του, άρα έχεις πάντα ιστορικό. Ξέρεις ποιος άλλαξε τι και πότε.
Μερικά ακόμα tips για να έχεις το κεφάλι σου ήσυχο:
- Κράτα αρχείο προσβάσεων: Μην βασίζεσαι μόνο στη μνήμη σου. Σημείωσε ποιος μπήκε, πότε και με τι ρόλο.
- Μην αφήνεις εκκρεμείς προσκλήσεις: Άτομα που δεν απάντησαν σημαίνουν μπέρδεμα. Αφαίρεσέ τα και προσπάθησε ξανά μόνο αν είναι ακόμη επίκαιρο.
- Ενημέρωσε την ομάδα σου: Αν δώσεις πρόσβαση σε διαφορετικά άτομα για διαφορετικά πράγματα, καν’ το σαφές. Όχι για έλεγχο αλλά για να μη γίνουν παρεμβάσεις χωρίς λόγο.
Κατέχεις πλέον τη διαδικασία. Η πρόσβαση στο Google Business δεν είναι κάτι που θες να κάνεις στα “γρήγορα”. Είναι ένας καθαρός, σαφής μηχανισμός. Και είναι στο χέρι σου να δουλεύει όπως πρέπει: με συγκεκριμένους ρόλους, υπευθυνότητα και ξεκάθαρη δομή.
Η εικόνα σου online ξεκινάει από ποιος έχει πρόσβαση σε αυτήν. Ρύθμισέ το μια φορά σωστά, και μετά θα δουλεύεις με άνεση και ασφάλεια.
Πώς να διαχειρίζεστε τα δικαιώματα πρόσβασης και να κάνετε αλλαγές στις εξουσιοδοτήσεις
Έδωσες πρόσβαση. Τέλεια. Τώρα τι; Το Google Business δεν είναι “δώσε-access-και-ξεμπέρδεψες”. Είναι ενεργό πεδίο διαχείρισης. Και όσο εξελίσσεται η επιχείρησή σου, τόσο αλλάζουν οι ανάγκες και οι άνθρωποι που εμπλέκονται. Κάποιοι φεύγουν, κάποιοι αλλάζουν ρόλο, κάποιοι χρειάζονται περισσότερη ή λιγότερη πρόσβαση. Εσύ πρέπει να κρατάς τον έλεγχο. Πάντα.
Η καλή διαχείριση πρόσβασης δεν γίνεται μία φορά. Είναι κάτι που παρακολουθείς ενεργά.
Μπες εκεί που ξεκίνησες: Διαχείριση χρηστών
Για να δεις όλους τους χρήστες και να κάνεις αλλαγές:
- Σύνδεσε στο Google Business (business.google.com)
- Άνοιξε το μενού της επιχείρησης που σε ενδιαφέρει
- Επίλεξε ‘Ρυθμίσεις’ και μετά ‘Διαχείριση χρηστών’
Εκεί εμφανίζεται λίστα με όλους όσους έχουν πρόσβαση στο προφίλ. Μαζί με τους ρόλους τους και την ένδειξη για το αν είναι ενεργοί ή σε αναμονή αποδοχής.
Πώς να αλλάξεις ρόλο σε υπάρχοντα χρήστη
Έδωσες σε κάποιον ρόλο επικοινωνίας αλλά τώρα διαχειρίζεται και το site σου; Ανέλαβε το marketing και πρέπει να βλέπει στατιστικά; Ήρθε η ώρα για αλλαγή.
- Βρες τον λογαριασμό του ατόμου στη λίστα χρηστών
- Δίπλα από το όνομά του, κάνε κλικ στο σχετικό εικονίδιο (συνήθως με τις τρεις τελείες)
- Επίλεξε ‘Αλλαγή ρόλου’
- Διάλεξε τον νέο ρόλο από τη λίστα και πάτα αποδοχή
Η αλλαγή εφαρμόζεται άμεσα. Ο χρήστης θα έχει νέες δυνατότητες από την επόμενη φορά που θα συνδεθεί.
Πώς να καταργήσεις πρόσβαση σε κάποιον
Δεν χρειάζεται πλέον; Τέλος η συνεργασία; Ή απλώς θέλεις να καθαρίσεις τις άδειες που δεν χρησιμοποιούνται; Εδώ είναι η σωστή διαδικασία:
- Πήγαινε πάλι στο μενού ‘Διαχείριση χρηστών’
- Βρες το όνομα/email του χρήστη στη λίστα
- Κάνοντας κλικ στις τρεις τελείες, διάλεξε ‘Κατάργηση’
- Θα σου ζητηθεί επιβεβαίωση. Πάτα ‘Κατάργηση’
Αυτόματα ο συγκεκριμένος χρήστης θα χάσει την πρόσβαση στο προφίλ σου. Δεν θα μπορεί να ξαναμπεί ούτε να δει καν τις πληροφορίες της επιχείρησής σου από το πλαίσιο διαχείρισης.
Κράτα τα πράγματα καθαρά και λειτουργικά
Το να ξέρεις ποιος έχει πρόσβαση και τι κάνει, είναι το θεμέλιο για οργάνωση και ασφάλεια. Δεν είναι κάτι που αφήνεις στον “αυτόματο πιλότο”. Ορίστε μερικές πρακτικές που δουλεύουν:
- Έλεγχος προσβάσεων μία φορά το τρίμηνο: Μπάνε στο dashboard σου και δες τη λίστα. Αν δεις email από πρώην συνεργάτη, διέγραψέ το. Αν κάποιος άλλαξε καθήκοντα, αναθεώρησε τον ρόλο του.
- Καταγραφή εσωτερικά: Κράτα ένα απλό αρχείο (π.χ. Excel) με ονόματα, emails και ρόλους. Δεν βασίζεσαι στη μνήμη. Βλέπεις άμεσα ποιος έχει τι.
- Ορίστε υπεύθυνο για τη διαχείριση αυτών των εξουσιοδοτήσεων: Αν η επιχείρηση έχει μέγεθος, δεν χρειάζεται να το κάνεις μόνος. Όρισε κάποιον υπεύθυνο (ιδανικά με ρόλο ιδιοκτήτη ή διαχειριστή) για να επιβλέπει τις προσβάσεις.
Τι να κάνεις όταν αλλάζει κάτι… εσωτερικά
Νέες προσλήψεις, νέες συνεργασίες, αποχωρήσεις. Η διαχείριση των εξουσιοδοτήσεων πρέπει να προσαρμόζεται.
- Νέος υπάλληλος που διαχειρίζεται reviews; Πρόσβαση Επιτελικού Επικοινωνίας.
- Ο Social Media Manager φεύγει από τη συνεργασία; Κατάργησε την πρόσβαση του/της αμέσως.
- Αν αλλάξεις digital agency ή freelancer που αναλάμβανε το προφίλ; Αφαίρεσε τον παλιό από Διαχειριστή και δώσε ρόλο στο νέο με το σωστό email.
Μην μπλέκεις. Όποιος αλλάζει ρόλο ή θέση, αλλάζει και δικαίωμα μέσα στο προφίλ σου.
Αποφυγή σύγχυσης μεταξύ ρόλων
Σε πολλές επιχειρήσεις, βλέπεις τον ίδιο άνθρωπο να κρατά ρόλο “ιδιοκτήτη” και άλλο άτομο να παίρνει ίδιες αρμοδιότητες χωρίς επίσημη αλλαγή. Μη το κάνεις.
Κάθε ρόλος έχει λόγο που υπάρχει. Αν το marketing σου το τρέχει γραφείο, κάνε τον Διαχειριστή. Μην καταλήγει να σου ζητά άδεια για κάθε post και προσφορά, επειδή του έδωσες λάθος ρόλο. Κι από την άλλη, μην δίνεις ιδιοκτησία σε τρίτους απλώς για να βγάλεις κάτι από πάνω σου.
Η ασάφεια στους ρόλους σημαίνει ασάφεια σε ευθύνες. Δεν τη θες αυτή την κατάσταση.
Ορατότητα και έλεγχος για κάθε αλλαγή
Στο Google Business, κάθε ενέργεια που γίνεται καταγράφεται. Αν κάποιος αλλάξει ώρες λειτουργίας, ανεβάσει φωτογραφία ή κάνει δημοσίευση, το email του χρήστη συνδέεται με την ενέργεια αυτή.
Μπες στο dashboard σου και πήγαινε στο ιστορικό τροποποιήσεων. Μερικές φορές δεν το παρατηρούν, αλλά είναι εκεί.
Αυτό σημαίνει λογοδοσία. Και αυτό σημαίνει σιγουριά για εσένα.
Φτιάξε διαδικασία
Αν θες σταθερότητα, ξεκίνα να λειτουργείς οργανωμένα:
- Νέα πρόσβαση; Περνάει πρώτα από εσένα (ή υπεύθυνο).
- Αλλαγή ρόλου; Με εσωτερική επικοινωνία και έγκριση.
- Αποχώρηση; Κατάργηση πρόσβασης την ίδια μέρα.
Γράψ’ το, δες το μία φορά το μήνα, τήρησέ το. Δεν είναι γραφειοκρατία. Είναι προστασία.
Η διαχείριση των προσβάσεων είναι η διαχείριση της εικόνας σου. Και η εικόνα σου στους Χάρτες Google είναι πιο δημόσια από την ταμπέλα στην πρόσοψη του μαγαζιού σου.
Συμβουλές ασφαλείας για τη διαχείριση του Google Business προφίλ σας
Έχεις στήσει σωστά το προφίλ της επιχείρησής σου στο Google Business. Έχεις ορίσει ρόλους και πρόσβαση. Τώρα μένει ένα πράγμα: να το κρατήσεις ασφαλές. Γιατί μιλάμε για την ψηφιακή σου βιτρίνα. Αν χαθεί, χαλάσει ή παραβιαστεί, υπάρχει κόστος. Και οικονομικό και στην εικόνα σου.
Η ασφάλεια εδώ δεν είναι προαιρετική. Δεν είναι “κάτι που θα δούμε αργότερα”. Είναι μη διαπραγματεύσιμο κομμάτι της σωστής online παρουσίας.
Χρησιμοποίησε επαλήθευση δύο βημάτων (2-step verification)
Αν υπάρχει μόνο ένα μέτρο ασφαλείας που πρέπει να εφαρμόσεις σήμερα, είναι αυτό. Κανείς δεν μπαίνει σε λογαριασμό Google Business χωρίς Google λογαριασμό. Και κανένας λογαριασμός Google δεν είναι πραγματικά ασφαλής αν δεν έχει ενεργοποιηθεί επαλήθευση δύο βημάτων.
Η διαδικασία είναι απλή: όταν κάποιος προσπαθήσει να συνδεθεί στον λογαριασμό του, εκτός από τον κωδικό, θα πρέπει να επιβεβαιώσει την ταυτότητά του με έναν δεύτερο τρόπο. Συνήθως με κωδικό από το κινητό του ή επιβεβαίωση μέσω Google Prompt.
Μην προχωρήσεις αν οι συνεργάτες σου δεν έχουν ενεργοποιήσει αυτό το μέτρο. Ζήτα το, επεξήγησέ το, και επιμείνε. Δεν είναι θέμα εμπιστοσύνης. Είναι θέμα κοινής λογικής.
Αν χαθεί ο έλεγχος ενός Google account με πρόσβαση στο Business σου, δεν χάνεις μόνο πληροφορίες. Χάνεις επισκεψιμότητα, αξιοπιστία και ίσως την παρουσία σου στους Χάρτες.
Παρακολούθησε τις ενέργειες των χρηστών με πρόσβαση
Ακόμα και στη μικρή επιχείρηση, πρέπει να ξέρεις ποιος έκανε τι. Το Google Business κρατά ιστορικό. Όλες οι αλλαγές (ώρες λειτουργίας, φωτογραφίες, περιεχόμενο, αναρτήσεις) έχουν ψηφιακό αποτύπωμα: συνδέονται με το email του χρήστη που τις έκανε.
Αν δεις κάτι που δεν περίμενες (π.χ. αναρτήθηκε μια περίεργη φωτογραφία ή άλλαξε η διεύθυνσή σου χωρίς να το εγκρίνεις), πήγαινε στο προφίλ και κοίταξε τις πρόσφατες ενέργειες.
Εκεί βρίσκονται οι απαντήσεις. Όχι στα email, ούτε στις εικασίες.
Και το καλό νέο είναι ότι αν εντοπίσεις αλλαγή εκτός πλάνου, μπορείς να την ανακαλέσεις, να την επεξεργαστείς ή να αφαιρέσεις τον χρήστη που την έκανε. Αρκεί να το προσέξεις έγκαιρα.
Ορισμός υπεύθυνου ασφαλείας (αν δεν είσαι εσύ)
Αν εσύ κουβαλάς τα πάντα στην πλάτη σου, είναι εύκολο να ξεχάσεις να ελέγξεις κάτι. Αν όμως η επιχείρησή σου έχει πέραν του ιδιοκτήτη κι άλλους εργαζόμενους που διαχειρίζονται digital θέματα, τότε καλό είναι να ορίσεις ένα άτομο υπεύθυνο για τις προσβάσεις και την ασφάλεια.
Δεν χρειάζεται να είναι expert στην κυβερνοασφάλεια. Αρκεί να:
- Έχει καθορισμένο ρόλο στο Google Business (ιδιοκτήτης ή διαχειριστής)
- Ελέγχει περιοδικά ποιοι έχουν πρόσβαση
- Επιβεβαιώνει ότι όλοι έχουν ρυθμίσει 2-step verification
- Χειρίζεται την αφαίρεση προσβάσεων όταν αλλάξουν δεδομένα
Μια απλή ανάθεση μπορεί να σε γλιτώσει από αμέτρητες ώρες και… πονοκέφαλους.
Απομάκρυνε αμέσως όσους δεν συνεργάζεσαι πια
Ένας από τους συχνότερους λόγους που αποκτούν πρόσβαση άσχετα άτομα στο Google Business σου; Ξέχασες να τους βγάλεις όταν τελείωσε η συνεργασία.
Δεν υπάρχει “άστο κι αυτός, δε θα πειράξει.” Ένας freelancer, ένα digital γραφείο ή απλώς ένας υπάλληλος που έφυγε, μπορεί μετά από μήνες να μπει και χωρίς να το θέλει, να αλλάξει κάτι που επιβαρύνει την επιχείρησή σου.
Κάνε τακτικό έλεγχο. Αν υπάρχει χρήστης που:
- Δεν εργάζεται πια σε εσένα
- Δεν έχει πλέον ρόλο στη digital εικόνα σου
- Δεν γνωρίζεις καν ποιος είναι (ναι, συμβαίνει αυτό)
Κατάργησέ τον αμέσως.
Μην μοιράζεσαι ποτέ τα στοιχεία σύνδεσής σου
Απόλυτο. Σαφές. Μη διαπραγματεύσιμο: ποτέ μην δίνεις σε κανέναν τον προσωπικό σου λογαριασμό Google. Ούτε τον κωδικό. Ούτε το backup code. Ούτε για να “μπει να δει κάτι στα γρήγορα”.
Η Google έχει φτιάξει το σύστημα χρήστη-πρόσβασης ακριβώς για να μην χρειάζεται να μοιράζεσαι κωδικούς. Ο καθένας έχει το email του, το ρόλο του και τις δικές του ευθύνες.
Όταν μοιράζεσαι τον λογαριασμό σου, παραιτείσαι από τον έλεγχο. Αν γίνει κάτι λάθος, δεν ξέρεις καν ποιος το έκανε. Και δεν μπορείς να το αποδείξεις.
Κάνε τακτικά audit σε ρυθμίσεις, χρήστες και ρόλους
Η ασφάλεια του προφίλ σου στο Google Business δεν είναι στατική. Αλλάζουν οι ρόλοι, αλλάζουν οι άνθρωποι, αλλάζει και η επιχείρηση.
- Έλεγξε τις προσβάσεις κάθε 2-3 μήνες
- Κράτα αρχείο με emails, ρόλους, άδειες και λόγο ύπαρξης
- Έλεγξε για “ξεχασμένες” εκκρεμείς προσκλήσεις
- Ενημέρωσε την ομάδα σου για όποια αλλαγή ρόλου
Ακόμα και σε μικρή ομάδα, η τάξη και η επίγνωση σώζουν. Δεν είναι υπερβολή. Είναι προνοητικότητα.
Όρισε πολιτική ασφαλείας, ακόμη και άτυπα
Δεν χρειάζεται να γράψεις manual. Απλώς καθόρισε κάποια βασικά:
- Όλοι οι χρήστες πρέπει να έχουν 2FA
- Όλοι δηλώνουν τι θα κάνουν στο προφίλ
- Οποιαδήποτε αλλαγή ρόλου περνά από έγκριση
- Οποιαδήποτε αποχώρηση σημαίνει κατάργηση άδειας εντός 24 ωρών
Απλά. Ξεκάθαρα. Δουλεύει.
Η ευθύνη είναι στο χέρι σου
Μπορεί να φαίνεται λεπτομέρεια, αλλά στην καθημερινότητα, είναι κάτι που ξεχωρίζει τις επιχειρήσεις που προβάλλονται με συνέπεια από εκείνες που “κάποτε το είχαν ρυθμίσει”.
Εσύ αποφασίζεις ποιος “μπαίνει στο μαγαζί” σου. Εσύ κρατάς τα κλειδιά.
Και όπως ακριβώς δεν θα άφηνες οποιονδήποτε να μπει στο φυσικό κατάστημά σου και να πειράξει το ράφι με τις τιμές, έτσι δεν πρέπει να αφήσεις κανέναν να αγγίξει το digital προφίλ σου χωρίς οργάνωση, μέτρο και επιφυλακή.
Τα πράγματα μπλέκουν όταν τα αφήνεις στην τύχη. Αν ελέγχεις ποιος μπαίνει και τι κάνει, τότε η επιχείρησή σου μένει ασφαλής. Και επαγγελματική. Εκεί πρέπει να στοχεύεις.
Πώς η σωστή διαχείριση της πρόσβασης συμβάλλει στην αποτελεσματική προβολή και μάρκετινγκ της επιχείρησής σας
Το προφίλ της επιχείρησής σου στο Google Business δεν είναι απλώς μια σελίδα με στοιχεία. Είναι ενεργό σημείο επαφής με πελάτες, ψηφιακή βιτρίνα και εργαλείο μάρκετινγκ που πρέπει να δουλεύει μαζί με τα υπόλοιπα κανάλια σου. Προβολή, αναρτήσεις, email campaigns, feedback… Όλα περνάνε από εκεί. Αν διαχειριστείς σωστά την πρόσβαση, έχεις μια μηχανή προβολής που δουλεύει ομαλά και χωρίς λάθη.
Η σωστή δομή πρόσβασης δεν είναι “οργάνωση για την οργάνωση”. Είναι στρατηγική.
Συνδεδεμένη εικόνα σε όλα τα κανάλια — email, social, Google
Όταν ο υπεύθυνος email marketing έχει ρόλο διαχειριστή στο Google Business, ξέρει από πρώτο χέρι τι φωτογραφίες υπάρχουν, τι προσφορές έχουν ανέβει και τι feedback αφήνουν οι πελάτες. Το ίδιο και το άτομο που φτιάχνει τα newsletter και τα αυτόματα emails καλωσορίσματος. Δεν πετυχαίνει ποτέ “άλλο προφίλ στο email, άλλο στους Χάρτες”. Το μήνυμα είναι σταθερό.
Συνεπές brand σημαίνει καλύτερη αναγνωρισιμότητα. Κι εσύ το πετυχαίνεις αυτό όταν οι υπεύθυνοι περιεχομένου και marketing βλέπουν όλη την εικόνα. Το Google Business είναι μέρος αυτής της εικόνας.
Feedback loop από Google σε email — και αντίστροφα
Κριτικές πελατών στο Google; Είναι πηγή υλικού για να χτίσεις καμπάνιες. Αν το βλέπει ο σωστός άνθρωπος (με ρόλο Διαχειριστή ή Επικεφαλής Επικοινωνίας), ξέρει αμέσως τι να τονίσει στην επόμενη προωθητική καμπάνια. Η πρόσβαση επιτρέπει να κλείσει ο κύκλος: από τον πελάτη στο review, στην email επικοινωνία και ξανά πίσω στην εμπιστοσύνη.
Π.χ. αν πολλοί γράφουν στα reviews πόσο γρήγορη ήταν η εξυπηρέτηση, χρησιμοποίησέ το ως hook σε email προσφοράς: “Το λένε και οι πελάτες μας — απαντάμε άμεσα και με ακρίβεια.”
Για να το κάνεις αυτό, πρέπει ο email marketer να βλέπει τα reviews. Άρα να έχει πρόσβαση. Όχι “στείλ’ του ένα screenshot κάποια στιγμή” — άμεση, δική του πρόσβαση με τον σωστό ρόλο.
Προώθηση προσφορών με συνέπεια — από το Google Post στο email
Αν ανεβάζεις μια προσφορά στο Google Business προφίλ (π.χ. με Google Post), αλλά δεν το βλέπει το newsletter σου, τότε χάνεται συντονισμός. Και το αποτέλεσμα είναι μια Google προσφορά που ο πελάτης δεν αναγνωρίζει όταν δει το email σου ή έρθει στο κατάστημα.
Η συνέπεια προσφοράς/μήνυματος σε όλα τα κανάλια κάνει τον πελάτη να νιώσει εμπιστοσύνη.
Μια απλή ροή που δουλεύει:
- Αναρτάς προσφορά στο Google Business
- Ο υπεύθυνος email marketing το βλέπει άμεσα (έχει Διαχειριστή πρόσβαση)
- Το ενσωματώνει στην καμπάνια
- Στέλνεται email με συνδεδεμένο μήνυμα
Αποτέλεσμα; Οι χρήστες το βλέπουν παντού. Και αρχίζουν να θυμούνται ποιος είσαι και τι προσφέρεις.
Συνεργασία χωρίς μπερδέματα: κάθε ρόλος κάνει ακριβώς αυτό που πρέπει
Η πρόσβαση στο Google Business προφίλ δεν πρέπει να γίνεται με το “μπες και δες” ή “πειράξ’ το λίγο, και βλέπουμε”. Είσαι επιχειρηματίας. Χρειάζεσαι προγραμματισμό. Όταν κάθε συνεργάτης έχει τον ρόλο που του αντιστοιχεί, τότε δουλεύεις με σύστημα. Το marketing τρέχει χωρίς καθυστερήσεις. Το περιεχόμενο ανεβαίνει σωστά. Ο πελάτης λαμβάνει ένα σταθερό μήνυμα.
Όταν όλοι ξέρουν τι μπορούν να κάνουν, προχωράς χωρίς μπλοκαρίσματα.
- Ο διαχειριστής ενημερώνει το ωράριο λόγω αργιών
- Ο content manager ανεβάζει post Χριστουγεννιάτικης προσφοράς
- Ο υπεύθυνος email την ενσωματώνει στη γιορτινή σειρά emails
Κανείς δεν χρειάζεται να περιμένει “έγκριση για να μπει”. Ούτε σου φορτώνονται όλα.
Καλύτερα δεδομένα για email segmentation
Το Google Business σου δείχνει πώς αλληλεπιδρούν οι πελάτες με την επιχείρηση. Ποιες λέξεις-κλειδιά χρησιμοποίησαν, ποιο μέρος του προφίλ επισκέφτηκαν, ποιες ώρες έχεις αυξημένη ζήτηση. Αυτά τα στοιχεία είναι χρυσάφι για email marketing.
Πώς το αξιοποιείς; O υπεύθυνος marketing βλέπει ότι οι περισσότερες επισκέψεις γίνονται μετά τις 18:00. Άρα, φτιάχνει μια email καμπάνια με subject line “Το απόγευμα πάμε για προσφορά;” Και το στέλνει εκείνη την ώρα.
Χωρίς πρόσβαση στο Google Business, απλώς μαντεύει. Με πρόσβαση, στηρίζεται σε πραγματικά δεδομένα.
Αντίδραση σε αλλαγές και κριτικές — άμεση και σωστή
Ανεβαίνει αρνητικό review. Αν το δεις εσύ τυχαία μετά από 5 ημέρες, έχεις χάσει χρόνο και ευκαιρία να αντιστρέψεις την εντύπωση. Αν όμως έχει πρόσβαση ο υπεύθυνος εξυπηρέτησης και ενημέρωσης πελατών, το βλέπει και απαντά άμεσα.
Κάθε λεπτό μετράει όταν πρόκειται για την εικόνα σου. Και με την πρόσβαση, έχεις λιγότερες καθυστερήσεις, λιγότερα “ξέφυγε”, λιγότερα “δεν πρόλαβα να το δω”.
Συντονισμός χωρίς χάος
Το Google Business είναι μόνο ένα κομμάτι του μάρκετινγκ σου. Για να δουλέψει με email, site, social media, πρέπει να λειτουργείς συντονισμένα. Και ο συντονισμός δεν είναι θέμα τύχης. Γίνεται με σαφή πρόσβαση, καθορισμένους ρόλους και ροή πληροφορίας.
Η καλή πρόσβαση σταματάει το χάος πριν καν ξεκινήσει.
Το email marketing σου εξαρτάται από το πόσο καλά έχεις στήσει το γκρουπ σου
Ο email marketer δεν φτιάχνει μόνο subject lines. Αν δεν ξέρει ποιες φωτογραφίες χρησιμοποιεί το προφίλ σου ή ποια προσφορά τρέχει, θα στοχεύει σε λάθος κοινό με λάθος μήνυμα. Όλη η δουλειά χτίζεται πάνω στην εικόνα που προβάλλεις. Και αυτή η εικόνα περνά πρώτα από… το Google Business.
Δεν φτιάχνεις email για τη λίστα σου. Φτιάχνεις εμπειρία για τον πελάτη. Και αυτή ξεκινάει από το Google.
Το συμπέρασμα είναι απλό
Η διαχείριση πρόσβασης στο Google Business δεν είναι απλώς τεχνική διαδικασία. Είναι εργαλείο marketing. Όταν ξέρεις ποιος βλέπει, ποιος επεξεργάζεται και ποιος απαντά, έχεις μια επιχείρηση που λειτουργεί συντονισμένα. Και μια στρατηγική που αποδίδει.
Η εικόνα σου στους Χάρτες δεν είναι απομονωμένη. Είναι ο κρίκος που συνδέει την online παρουσία με την πώληση. Με το email. Με το “σε εμπιστεύομαι”.
Συχνές ερωτήσεις σχετικά με την πρόσβαση και διαχείριση του Google Business προφίλ
Ασχολείσαι με το Google Business της επιχείρησής σου και βλέπεις ότι κάποιες ερωτήσεις επανέρχονται ξανά και ξανά; Δεν είσαι μόνος. Παρακάτω θα βρεις τις πιο κοινές απορίες που έχουν επαγγελματίες στην Ελλάδα όταν προσπαθούν να διαχειριστούν την πρόσβαση στο προφίλ τους. Οι απαντήσεις είναι καθαρές και πρακτικές. Όχι θεωρίες. Όχι τεχνικές υπεκφυγές.
Πόσους χρήστες μπορώ να προσθέσω στο Google Business προφίλ;
Η Google σου επιτρέπει να προσθέσεις πολλούς χρήστες, είτε ως ιδιοκτήτες είτε ως διαχειριστές ή επικεφαλής επικοινωνίας. Δεν υπάρχει αυστηρό ανώτατο όριο για τους περισσότερους λογαριασμούς, αλλά μη λειτουργείς χωρίς λόγο. Αν η πρόσβαση που δίνεις δεν εξυπηρετεί πρακτικό σκοπό, απλώς μεγαλώνει τον κίνδυνο λαθών.
Λιγότεροι, συγκεκριμένοι χρήστες με ξεκάθαρους ρόλους. Αυτή είναι η σωστή στρατηγική.
Μπορώ να αφαιρέσω κάποιον αφού του δώσω πρόσβαση;
Ναι, μπορείς. Αν κάποιος αλλάξει ρόλο, αποχωρήσει ή δεν πρέπει πλέον να χειρίζεται την επιχείρηση, μπες στη διαχείριση χρηστών και επίλεξε Κατάργηση. Με ένα κλικ, ο χρήστης αυτός δεν έχει πρόσβαση πλέον στο προφίλ σου.
Το σημαντικό είναι να το κάνεις την ίδια στιγμή που αλλάζει το status του συνεργάτη.
Τι να κάνω αν κάποιος δεν αποδέχεται την πρόσκληση;
Οι προσκλήσεις για πρόσβαση στο Google Business στέλνονται στο δηλωμένο email και χρειάζονται αποδοχή. Αν μένουν «σε εκκρεμότητα» για μέρες, επικοινώνησε με το άτομο. Αν χρειαστεί, ακύρωσέ την και στείλε ξανά.
Απλό tip: Ενημέρωσε προκαταβολικά πώς θα εμφανιστεί η πρόσκληση. Πολλοί δεν αντιλαμβάνονται τι είναι αυτό το email από τη Google και απλώς το αγνοούν.
Μπορούν δύο ή περισσότεροι να έχουν ρόλο ιδιοκτήτη;
Ναι. Μπορούν να υπάρχουν και άλλοι ιδιοκτήτες, αλλά μόνο ένας είναι ο κύριος ιδιοκτήτης. Αυτός αποφασίζει για κρίσιμες αλλαγές και έχει το υψηλότερο επίπεδο δικαιωμάτων. Αν είσαι ο αρχικός δημιουργός του προφίλ, κατά πάσα πιθανότητα είσαι ήδη ο κύριος ιδιοκτήτης.
Πρόσεξε με ποια email ορίζεις τους ιδιοκτήτες. Ειδικά όταν πρόκειται για συνεργάτες εκτός επιχείρησης.
Μπορεί κάποιος με ρόλο διαχειριστή να αλλάξει τους υπόλοιπους χρήστες;
Όχι. Ο διαχειριστής έχει πολλές εξουσίες (μπορεί να επεξεργαστεί προφίλ, να απαντήσει σε κριτικές, να δει στατιστικά), αλλά δεν μπορεί να προσθέσει ή να αφαιρέσει άλλους διαχειριστές ή ιδιοκτήτες. Αυτή η δυνατότητα ανήκει μόνο στον ιδιοκτήτη.
Αυτός είναι και ο λόγος που ορίζεις ρόλους προσεκτικά.
Αν αλλάξω agency ή συνεργάτη, τι κάνω με την πρόσβαση;
Αφαίρεσε άμεσα τον προηγούμενο συνεργάτη ή agency από τον ρόλο του. Πριν δώσεις πρόσβαση στο νέο, βεβαιώσου ότι δουλεύουν με Google λογαριασμό και γνωρίζουν τι πρέπει να κάνουν.
Μην αφήνεις “παλιούς” να έχουν ακόμη δικαίωμα πρόσβασης. Δεν υπάρχει λόγος.
Χρειάζεται να είναι Gmail οπωσδήποτε το email των χρηστών;
Ναι, η Google απαιτεί λογαριασμό Google για να προσθέσεις πρόσβαση. Αυτό μπορεί να είναι Gmail, Google Workspace ή ακόμη και εταιρικό email που έχει συνδεθεί με Google λογαριασμό. Αν δεν είναι Google account, η πρόσκληση δεν θα ενεργοποιηθεί.
Πριν δώσεις πρόσβαση, βεβαιώσου ότι ο συνεργάτης σου έχει ενεργοποιημένο και επαληθευμένο Google account.
Υπάρχει περίπτωση να διαγραφεί το προφίλ αν κάποιος με πρόσβαση κάνει λάθος;
Ο μόνος που μπορεί να αφαιρέσει ή να διαγράψει την επιχείρηση από το προφίλ του είναι ο ιδιοκτήτης. Διαχειριστές ή επικεφαλής επικοινωνίας δεν έχουν τέτοια δικαιώματα. Αν όμως δώσεις κατά λάθος πρόσβαση ιδιοκτήτη σε λάθος άτομο, ναι, μπορεί να κάνει ανεπανόρθωτες ενέργειες.
Για αυτόν τον λόγο ο τίτλος “ιδιοκτήτης” δεν δίνεται έτσι εύκολα.
Μπορεί να φαίνεται στο κοινό ποιος διαχειρίζεται το προφίλ;
Όχι. Οι χρήστες δεν βλέπουν ποιος είναι ιδιοκτήτης, διαχειριστής ή επικεφαλής επικοινωνίας. Αυτές οι πληροφορίες παραμένουν εσωτερικά στο Google Business dashboard. Το κοινό βλέπει μόνο ό,τι δημοσιεύεται.
Υπάρχει ειδοποίηση όταν κάποιος αποδεχτεί πρόσβαση;
Δεν στέλνεται ξεχωριστό email ειδοποίησης. Πρέπει να μπεις εσύ στο πεδίο Διαχείριση χρηστών και να δεις αν η ένδειξη “σε εκκρεμότητα” έχει φύγει. Εναλλακτικά, ενημέρωσέ τον να σε ειδοποιήσει όταν ολοκληρώσει την αποδοχή.
Τι γίνεται αν κάποιος προσπαθήσει να μπει με email που δεν έχει Google account;
Δεν θα μπορέσει να ολοκληρώσει την αποδοχή. Η Google θα εμφανίσει σφάλμα ή θα απορρίψει τη διαδικασία. Γι’ αυτό επιμένω: ζητάς Google λογαριασμό από τους συνεργάτες σου ΠΡΙΝ στείλεις πρόσκληση.
Κάποιος άλλαξε στοιχεία του προφίλ. Πώς ξέρω ποιος το έκανε;
Στο Google Business κάθε ενέργεια συνδέεται με τον χρήστη που την έκανε. Αν ένας διαχειριστής π.χ. αλλάξει το ωράριο ή ανεβάσει νέο post, θα φαίνεται στο ιστορικό των τροποποιήσεων. Πήγαινε στο activity log μέσα στο dashboard. Εκεί βλέπεις ποιος έκανε τι — χωρίς μαντεψιές.
Ξέχασα σε ποιο email είχα δώσει πρόσβαση. Τι κάνω;
Μπες στο dashboard και δες τη λίστα με χρήστες. Εκεί θα εμφανίζονται όλα τα email που έχουν πρόσβαση, μαζί με τους ρόλους τους. Αν δεις email που δεν αναγνωρίζεις ή δεν χρειάζεται να υπάρχει, απλώς αφαιρείς την πρόσβαση.
Καμία πρόβλεψη, κανένας πανικός. Το Google Business κρατά τα δεδομένα που χρειάζεσαι.
Μπορώ να δώσω πρόσβαση χωρίς να έχει ο άλλος πλήρη έλεγχο;
Ναι, δίνεις μέσω ρόλων. Γι’ αυτό υπάρχουν οι επιλογές διαχειριστή και επικεφαλής επικοινωνίας. Μπορείς να προσαρμόσεις ακριβώς την πρόσβαση ώστε να καλύπτει όσα χρειάζεται, και τίποτα παραπάνω.
Η πρόσβαση λήγει από μόνη της μετά από καιρό;
Όχι. Μόλις κάποιος δεχτεί την πρόσκληση, διατηρεί την πρόσβαση έως ότου εσύ (ή κάποιος με δικαίωμα) την αφαιρέσεις. Δεν υπάρχει αυτόματη λήξη. Γι’ αυτό και χρειάζεται τακτικός έλεγχος των προσβάσεων.
Πρέπει να ενημερώνω την ομάδα μου όταν αλλάζω ρόλους ή προσθέτω χρήστες;
Αν θες να αποφύγεις ερωτήσεις τύπου “ποιος έκανε αυτό;”, καλύτερα να ενημερώνεις. Δεν χρειάζεται ολόκληρο meeting. Ένα απλό email σε εσωτερική λίστα ή ένα σημείωμα στο κοινό αρχείο αρκεί. Έτσι όλοι γνωρίζουν ποιος χειρίζεται τι και δεν δημιουργούνται παρεξηγήσεις.
Μπορώ να ανακτήσω πρόσβαση αν την έχασα εγώ ως ιδιοκτήτης;
Αν είσαι ο μοναδικός ιδιοκτήτης και έχασες την πρόσβαση (π.χ. ξέχασες email, έκλεισες λογαριασμό κ.λπ.), τότε δυσκολεύουν τα πράγματα. Μπορείς να κάνεις αίτημα πρόσβασης μέσω της Google και να αποδείξεις ότι είσαι ο νόμιμος ιδιοκτήτης της επιχείρησης. Αλλά η διαδικασία είναι πιο χρονοβόρα.
Γι’ αυτό καλό είναι να ορίζεις δεύτερο ιδιοκτήτη που εμπιστεύεσαι. Σαν “backup”.
Ο ρόλος του χρήστη μπορεί να αλλάξει μετά την πρόσβαση;
Ναι, μπορείς να αλλάξεις τον ρόλο ενός χρήστη ανά πάσα στιγμή. Από διαχειριστή να τον κάνεις ιδιοκτήτη (αν είσαι ο κύριος ιδιοκτήτης), ή από επικεφαλής επικοινωνίας σε διαχειριστή. Η αλλαγή γίνεται μέσα από το dashboard, στο ίδιο σημείο με τη διαχείριση χρηστών.
Τι συμβαίνει αν κάποιος προσθέσει λάθος πληροφορίες κατά λάθος;
Μπορείς να τις επεξεργαστείς ή να τις αναιρέσεις, αν είσαι ιδιοκτήτης ή διαχειριστής. Επιπλέον, μπορείς να δεις ποιος έκανε τη συγκεκριμένη αλλαγή και να του ζητήσεις να προσέχει. Δεν σημαίνει ότι ένα λάθος “στοιχίζει για πάντα”, αλλά δεν πρέπει να περνά απαρατήρητο.
Καλύτερα να προλάβεις παρά να διορθώνεις. Η σωστή ανάθεση ρόλων βοηθά να μην γίνονται τέτοια λάθη.
Αν έχεις άλλη ερώτηση που δεν καλύψαμε παραπάνω, σημείωσέ την και ρίξε μια ματιά στο Google Help Center ή στο dashboard σου. Και το βασικό πάντα: μίλα με όποιον προσθέτεις στο προφίλ. Επικοινωνία και διαφάνεια δίνουν τη μισή ασφάλεια.
Συνοψίζοντας: Βασικά βήματα και καλές πρακτικές για τη διαχείριση πρόσβασης στο Google Business στην ελληνική αγορά
Αν έφτασες ως εδώ, ξέρεις πια ότι η διαχείριση πρόσβασης στο Google Business δεν είναι διαδικασία ρουτίνας. Είναι βασικό κομμάτι της εικόνας σου, της ασφάλειας σου και της ικανότητάς σου να λειτουργείς επαγγελματικά σε ένα πεδίο που βλέπει όλη η αγορά — οι πελάτες σου, οι ανταγωνιστές σου, ακόμα και οι μελλοντικοί σου συνεργάτες.
Η στρατηγική πρόσβασης στο Google Business δεν είναι “μια φορά και τέλος”. Είναι συνεχής φροντίδα.
Βασικά βήματα που δεν πρέπει να παραλείψεις
- Καθόρισε ρόλους πριν δώσεις πρόσβαση: Δεν δίνεις δικαιώματα επειδή κάποιος “το ζήτησε”. Ξεκαθαρίζεις τι χρειάζεται να κάνει και επιλέγεις το κατάλληλο επίπεδο (Ιδιοκτήτης, Διαχειριστής, Επικεφαλής Επικοινωνίας).
- Χρησιμοποίησε μόνο επαληθευμένα Google accounts: Πριν στείλεις πρόσκληση, έχεις το σωστό email. Είναι Gmail ή εταιρικός λογαριασμός που λειτουργεί στην Google. Προσοχή, γιατί μία λάθος διεύθυνση σημαίνει ταλαιπωρία.
- Δώσε ξεχωριστές προσβάσεις, όχι κοινά logins: Μοιράζεις ρόλους, όχι κωδικούς. Αν δώσεις το προσωπικό σου email και password, δεν έχεις πλέον στρατηγική — έχεις ρίσκο και μπέρδεμα.
- Κάνε τακτικό έλεγχο στους ενεργούς χρήστες: Κάθε τρίμηνο (τουλάχιστον), μπες στο σύστημα και δες ποιος έχει πρόσβαση, με ποιον ρόλο και αν χρειάζεται να συνεχίσει να την έχει.
- Αφαίρεσε όποιον δεν είναι πλέον σχετικός: Πρώην συνεργάτες, freelancers που δεν συνεχίζεις, υπάλληλοι που έφυγαν. Αν παραμένουν, είναι πιθανή είσοδος σε λάθος χρόνο με λάθος ενέργεια.
Καλές πρακτικές που κάνουν διαφορά στην πράξη
- Κράτα ένα αρχείο με τα email και τους ρόλους των χρηστών: Αρκεί να είναι απλό (Excel, έγγραφο σε Google Drive ή σημειώσεις). Σου γλιτώνει χρόνο κάθε φορά που χρειάζεσαι αλλαγή ή έλεγχο.
- Ζήτησε επαλήθευση δύο βημάτων από ΟΛΟΥΣ με πρόσβαση: Δεν είναι καν προαιρετικό. Αν κάποιος χάσει τον λογαριασμό του και έχει πρόσβαση στο Google Business σου, τότε εσύ έχεις πρόβλημα. Όχι αυτός.
- Όρισε έναν υπεύθυνο πρόσβασης αν δεν μπορείς να το κρατάς μόνος σου: Ειδικά αν έχεις ομάδα ή δουλεύεις με ψηφιακή υποστήριξη, μία καθορισμένη υπεύθυνη επαφής λύνει προβλήματα προτού καν δημιουργηθούν.
- Ενημέρωσε εσωτερικά για κρίσιμες αλλαγές: Δεν χρειάζεται meeting. Αρκεί μια γραπτή ενημέρωση (email, Slack, WhatsApp) ώστε όλοι να ξέρουν ποιος έχει τι αρμοδιότητες.
Αυτό που πρέπει να θυμάσαι πάντα
Το Google Business προφίλ σου είναι δημόσιο, αλλά ο έλεγχος πρέπει να είναι εσωτερικός. Όχι στα τυφλά. Όχι στην τύχη. Αν διαχειρίζεσαι σοβαρά τις προσβάσεις, στήνεις μια ψηφιακή παρουσία που χτίζει εμπιστοσύνη και εγκυρότητα.
Έχεις τους ρόλους, έχεις τα βήματα και ξέρεις πλέον τι να προσέχεις. Το μοντέλο πρόσβασης που στήνεις σήμερα, είναι αυτό που θα σε στηρίξει όταν η επιχείρηση μεγαλώσει. Δεν χρειάζεται να είσαι “ειδικός”. Χρειάζεται να είσαι υπεύθυνος και σε οποιοδήποτε πρόβλημα προκύψει να είναι έτοιμος να επικοινωνήσεις με την υποστήριξη της Google για τις επιχειρήσεις.
Η παρουσία σου στη Google είναι η πρώτη εντύπωση που θα πάρει κάθε πελάτης. Φρόντισε να δημιουργείται και να διατηρείται με δομή και ασφάλεια.
Ένα καθαρό σύστημα ρόλων σήμερα είναι η επένδυση για σταθερό image αύριο. Μη το αφήνεις στον αυτόματο. Δούλεψέ το σωστά. Μία φορά σου αρκεί — και μετά λειτουργεί για σένα.
Σου θυμίζω: Δεν παραδίδεις “κλειδί” στην ψηφιακή πόρτα σου χωρίς να ξέρεις ποιος το κρατάει και τι μπορεί να κάνει με αυτό.
Greek 
English